NOTICE D’INFORMATION AUX MEMBRES
Notice d’information aux membres
Dernière mise à jour : 21.07.2026
1. Identité du responsable du traitement
En vertu de la loi n° 6698 sur la protection des données personnelles (« KVKK »), le responsable du traitement des données personnelles obtenues lorsque vous vous inscrivez sur la Plateforme app.apilex.ai (la « Plateforme ») et bénéficiez de Services via la Plateforme est Fitty Teknoloji Anonim Şirketi (« Apilex » ou la « Société »), dont le siège est situé à Çifte Havuzlar Mah. Eski Londra Asfaltı Cad. Kuluçka Mrk. A1 Blok No: 151/1C İç Kapı No: B34 Esenler/İstanbul et dont le numéro d'identification fiscale est 3881624490. La présente Notice d'information a été établie conformément à l'article 10 du KVKK et au Communiqué relatif aux procédures et principes à suivre pour l'exécution de l'obligation d'information.
2. Champ d'application de la Notice d'information
La présente Notice d'information couvre les Utilisateurs et Clients qui s'inscrivent sur la Plateforme Apilex (app.apilex.ai) et bénéficient de Services via la Plateforme (le « Membre »).
Le traitement des données personnelles des personnes qui se contentent de visiter le Site Internet (www.apilex.ai) et des personnes qui contactent Apilex via des canaux tels que le formulaire de contact ou la demande de démo, ou par le biais d'une candidature, est exclu du champ d'application de la présente notice et est régi par des notices d'information distinctes propres à ces processus. Les demandes d'assistance que vous créez au sein de la Plateforme (app.apilex.ai) relèvent du champ d'application de la présente notice.
Le rôle d'Apilex à l'égard des documents que vous téléversez sur la Plateforme et des données relatives à des tiers qu'ils contiennent (« Contenu et données juridiques ») est différent ; ce point est expliqué séparément à l'article 4 ci-dessous.
3. Catégories de données personnelles traitées
Dans le cadre de votre adhésion à la Plateforme et de votre utilisation de celle-ci, vos données personnelles peuvent être traitées dans les catégories suivantes :
| Catégorie de données | Description / Exemples |
|---|---|
| Données d'identité | Nom, prénom ; en cas de facturation, numéro d'identité turc (T.C.) ou numéro d'identification fiscale |
| Données de contact | Adresse électronique, numéro de téléphone mobile |
| Informations relatives aux transactions commerciales du client | Informations d'abonnement et de forfait, informations de facturation, informations de demande, code d'utilisation gratuite, enregistrements du centre d'appels, informations de démo |
| Informations relatives aux demandes/réclamations | Le contenu de la demande d'assistance, ainsi que la date et l'heure de la demande |
| Informations relatives au compte utilisateur | Votre préférence linguistique et les paramètres de votre compte |
| Contenu et données juridiques | Documents que vous téléversez sur la Plateforme et données personnelles qu'ils contiennent ; résumés, tableaux et brouillons que vous créez ; instructions (prompts) que vous saisissez à l'Assistant ; votre historique de recherche ; vos projets ; données personnelles figurant dans les modèles obtenus à partir de ces champs si vous utilisez l'intégration UYAP (informations de suivi de dossier, dates et heures d'audience, informations de mandat du dossier, etc.) |
| Données d'utilisation et techniques | Identifiant de l'appareil, adresse IP, informations relatives au navigateur et au système d'exploitation, historique de navigation, adresse MAC, informations de mot de passe et de code secret, journaux, informations de localisation approximative pouvant être associées à l'adresse IP |
| Expérience professionnelle | Informations relatives au barreau auprès duquel vous êtes inscrit, numéro d'inscription TBB, numéro d'inscription au barreau ; si vous n'êtes pas un professionnel du droit, informations relatives à l'entreprise/l'organisme et à votre unité professionnelle, le cas échéant |
L'ensemble des catégories de données ci-dessus ne s'applique pas à chaque Membre ; les données traitées varient selon la nature de l'interaction du Membre avec la Plateforme et les Services choisis.
4. Rôles des parties : responsable du traitement et sous-traitant
Apilex est responsable du traitement s'agissant des catégories Données d'identité, Données de contact, Transactions commerciales du client, Demandes/réclamations, Compte utilisateur et Données d'utilisation/techniques.
Le Contenu et les données juridiques sont différents. Il s'agit des dossiers judiciaires, des contrats et des données personnelles relatives à des tiers (votre client, la partie adverse, les témoins, etc.) contenus dans ces documents que vous téléversez sur la Plateforme. S'agissant de ces données, vous êtes le responsable du traitement ; Apilex est le sous-traitant agissant uniquement sur vos instructions. Vous êtes responsable de veiller à ce que les données relatives à des tiers contenues dans les documents que vous téléversez aient été obtenues licitement, que ces personnes soient informées lorsque cela est requis, et que le traitement repose sur un fondement juridique approprié.
Les documents juridiques que vous téléversez sur la Plateforme peuvent exceptionnellement contenir des données personnelles de nature particulière, telles que des données de santé, des données relatives aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, et l'appartenance syndicale. S'agissant de ces données également, vous êtes le responsable du traitement ; Apilex traite ces données uniquement conformément à vos instructions, en qualité de sous-traitant. Il vous incombe de veiller à ce que ces données soient traitées de manière licite.
La Plateforme est exploitée selon le principe de conservation nulle des données ; les instructions envoyées au modèle d'intelligence artificielle et les réponses générées par le modèle ne sont pas conservées sur le serveur une fois l'appel de traitement terminé et ne sont pas utilisées pour entraîner le modèle.
5. Finalités du traitement des données personnelles et fondements juridiques
Vos données personnelles relevant des catégories Données d'identité, Données de contact, Transactions commerciales du client, Demandes/réclamations, Compte utilisateur et Données d'utilisation/techniques sont traitées aux finalités suivantes et sur les fondements juridiques indiqués en regard de chacune d'elles :
| Finalités du traitement de vos données personnelles | Fondement juridique |
|---|---|
| Création de votre compte, établissement et exécution de notre relation contractuelle, et prise de contact avec vous | Lien direct avec l'établissement ou l'exécution d'un contrat |
| Conduite des processus de vente, d'assistance après-vente, de production et d'exploitation, ainsi que de gestion de la relation client | Lien direct avec l'établissement ou l'exécution d'un contrat |
| Fourniture, développement et personnalisation de nos Services | Lien direct avec l'établissement ou l'exécution d'un contrat |
| Traitement de votre demande d'assistance et suivi des demandes et réclamations | Lien direct avec l'exécution d'un contrat |
| Traitement de vos données de contact afin de rester en communication avec vous au sujet de nos produits et services et de conduire des études d'analyse marketing | Notre intérêt légitime, sous réserve de ne pas porter atteinte à vos droits et libertés fondamentaux (votre consentement explicite est en outre obtenu conformément à la loi n° 6563 et au Système de gestion des messages (İYS) afin de vous envoyer des communications électroniques commerciales) |
| Assurance de la sécurité de nos Services, détection des utilisations abusives et développement de nos Services | Notre intérêt légitime |
| Exécution de nos obligations légales et communication d'informations aux autorités compétentes | Prévision expresse par la loi |
Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, nous appliquons un test de mise en balance en deux étapes, consistant d'abord à vérifier que cet intérêt existe réellement, puis qu'il ne porte pas atteinte à vos droits et libertés fondamentaux.
6. Méthode de collecte des données personnelles
Vos données personnelles sont collectées, en tout ou en partie par des moyens automatisés ou par des moyens non automatisés dès lors qu'elles font partie d'un système d'enregistrement de données, lorsque vous créez un compte sur app.apilex.ai/register, utilisez la Plateforme et bénéficiez de nos Services.
7. Transfert des données personnelles
Vos données personnelles pourront être transférées aux groupes de destinataires suivants :
En Turquie
| Tiers établi en Turquie | Finalité du transfert |
|---|---|
| Notre établissement de paiement | Réalisation des opérations de paiement et d'encaissement |
| Notre prestataire de services d'analyse web et de publicité | Analyse de l'utilisation de notre site internet et de nos Services, et conduite des activités marketing |
| Nos filiales et sociétés affiliées | Conduite des processus d'achat, de vente et d'assistance après-vente de biens / services, gestion de la relation client, suivi des demandes / réclamations, conduite des processus de sécurité de l'information |
| Institutions et organisations publiques autorisées | Exécution de nos obligations légales et communication d'informations aux autorités compétentes |
À l'étranger
| Tiers établi à l'étranger | Finalité du transfert |
|---|---|
| Notre prestataire de services d'hébergement (hosting) | Hébergement de nos Services et stockage sécurisé de vos données |
| Nos prestataires de services d'analyse et de génération de contenu assistés par intelligence artificielle | Fourniture des fonctions de recherche, d'analyse et de génération de documents assistées par intelligence artificielle que vous demandez via la Plateforme |
| Notre établissement de paiement | Réalisation des opérations de paiement et d'encaissement |
| Notre prestataire de services d'analyse web et de publicité | Analyse de l'utilisation de notre site internet et de nos Services, et conduite des activités marketing |
| Nos filiales et sociétés affiliées | Conduite des processus d'achat, de vente et d'assistance après-vente de biens / services, gestion de la relation client, suivi des demandes / réclamations, conduite des processus de sécurité de l'information |
| Institutions et organisations publiques autorisées | Exécution de nos obligations légales |
Les transferts que nous effectuons vers des pays ne faisant pas l'objet d'une décision d'adéquation sont réalisés dans le cadre des garanties appropriées prévues à l'article 9 du KVKK.
8. Durée de conservation des données personnelles
Vos données personnelles sont conservées pendant la durée prévue par la législation applicable ou pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, comme indiqué ci-dessous :
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Vos enregistrements relatifs aux processus d'adhésion, de vente et de commande | 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle |
| Vos données traitées dans le cadre des activités marketing | 5 ans à compter de la fin de l'activité concernée |
| Vos enregistrements d'opérations dans le cadre d'une demande d'assistance | 1 an à compter de la conclusion de votre demande |
| Votre Contenu et vos données juridiques (documents que vous téléversez, vos instructions, votre historique de recherche, vos projets) | Supprimés immédiatement et de manière permanente lorsque vous supprimez votre compte ; si vous ne les supprimez pas, les journaux relatifs à ces données sont conservés pendant 1 an |
| Vos données d'utilisation et techniques | 1 an |
| Vos journaux (logs) tenus à des fins de sécurité de l'information | 5 ans |
À l'issue de la durée de conservation, vos données personnelles sont supprimées, détruites ou rendues anonymes, d'office ou à votre demande, conformément aux procédures énoncées dans notre Politique de conservation et de destruction des données personnelles.
9. Mesures prises en matière de sécurité des données
Afin de prévenir le traitement illicite de vos données personnelles et l'accès non autorisé à celles-ci, nous prenons les mesures techniques et administratives nécessaires, notamment les suivantes :
- Matrice d'autorisations d'accès et contrôle, tenue et examen réguliers des journaux (logs),
- Chiffrement, pare-feu, tests d'intrusion réguliers et analyses de vulnérabilités,
- Pratiques de prévention de la perte de données et de masquage des données, sauvegardes et systèmes de détection et de prévention des intrusions,
- Tenue à jour de l'inventaire de traitement des données personnelles, engagements de confidentialité des employés,
- Formations de sensibilisation régulières et audit des fournisseurs/sous-traitants.
Nos processus de sécurité de l'information sont conduits de manière conforme aux normes internationales (ISO 27001). En cas de violation de données, nous en informons le Conseil de protection des données personnelles et les personnes concernées affectées sans délai et au plus tard dans les 72 heures.
10. Traitement des données personnelles de nature particulière
Les documents juridiques que vous téléversez sur la Plateforme (dossiers judiciaires, contrats, etc.) peuvent exceptionnellement contenir des données personnelles de nature particulière, telles que des données de santé, des données relatives aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, et l'appartenance syndicale. S'agissant de ces données, vous êtes le responsable du traitement ; Apilex traite ces données uniquement conformément à vos instructions, en qualité de sous-traitant, et il vous incombe de veiller à ce que ces données soient traitées de manière licite.
11. Cookies
Des cookies et des technologies similaires peuvent être utilisés sur la Plateforme afin d'assurer la fonctionnalité, d'analyser l'utilisation et d'améliorer votre expérience. Des informations détaillées sur les types de cookies, leurs finalités d'utilisation et la manière dont vous pouvez gérer vos préférences sont disponibles dans la Politique de cookies.
12. Vos droits en tant que personne concernée
Conformément à l'article 11 du KVKK, vous pouvez vous adresser à Apilex afin d'exercer les droits suivants :
- Savoir si vos données personnelles sont traitées,
- Demander des informations si vos données personnelles ont été traitées,
- Connaître la finalité du traitement de vos données personnelles et savoir si elles sont utilisées conformément à cette finalité,
- Connaître les tiers auxquels vos données personnelles sont transférées en Turquie ou à l'étranger,
- Demander la rectification de vos données personnelles si elles ont été traitées de manière incomplète ou inexacte,
- Demander la suppression ou la destruction de vos données personnelles dans le cadre des conditions prévues à l'article 7 du KVKK,
- Demander que les opérations effectuées suite à vos demandes de rectification, de suppression et de destruction soient notifiées aux tiers auxquels vos données personnelles ont été transférées,
- S'opposer à l'apparition d'un résultat vous étant défavorable du fait de l'analyse de vos données traitées exclusivement par des systèmes automatisés,
- Demander la réparation du préjudice si vous subissez un dommage du fait du traitement illicite de vos données personnelles.
S'agissant du Contenu et des données juridiques visés ci-dessus, lorsque Apilex agit en qualité de sous-traitant, les demandes des personnes concernées doivent en premier lieu être adressées au Membre concerné qui est le responsable du traitement de ces données ; Apilex exécute les obligations lui incombant en qualité de sous-traitant.
13. Modalités de demande et contact
Vous pouvez adresser vos demandes relatives aux droits énumérés ci-dessus, conformément au Communiqué relatif aux procédures et principes de demande auprès du responsable du traitement, accompagnées de documents justifiant de votre identité, par courrier électronique à l'adresse privacy@apilex.ai, par signature électronique sécurisée ou signature mobile à l'adresse de courrier électronique enregistré (KEP) fittyteknoloji@hs03.kep.tr, ou par écrit à l'adresse de la Société : Çifte Havuzlar Mah. Eski Londra Asfaltı Cad. Kuluçka Mrk. A1 Blok No: 151/1C İç Kapı No: B34 Esenler/İstanbul. Votre demande sera traitée gratuitement dans un délai maximal de 30 (trente) jours, selon la nature de la demande ; toutefois, si l'opération entraîne un coût supplémentaire, les frais prévus au tarif fixé par le Conseil de protection des données personnelles pourront être exigés.
14. Modifications et mises à jour
Apilex se réserve le droit de modifier la présente Notice d'information en fonction des évolutions législatives ou des mises à jour des processus métier. Le texte actualisé est publié sur la Plateforme et entre en vigueur à compter de sa date de publication.