Politique de confidentialité

1. Introduction, objet et champ d'application

Apilex (la « Société », « nous ») est une entreprise technologique qui fournit aux professionnels du droit des services de recherche juridique, d'analyse de jurisprudence et de production de documents assistés par intelligence artificielle. Par la présente Politique de confidentialité (la « Politique »), nous expliquons, conformément à la loi n° 6698 relative à la protection des données à caractère personnel (la « KVKK »), comment et sur quels fondements nous collectons, conservons, utilisons, partageons et traitons autrement vos données à caractère personnel par l'intermédiaire de notre site internet www.apilex.ai et de notre plateforme Apilex (collectivement, nos « Services »).

Si vous êtes établi dans l'Espace économique européen (l'« EEE ») et que vos données à caractère personnel sont traitées au titre du Règlement général sur la protection des données (le « RGPD »), veuillez consulter l'Avis de confidentialité RGPD au lieu de la présente Politique.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel tel que décrit dans la présente Politique, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Identité du responsable du traitement et coordonnées » ci-dessous.

2. Identité du responsable du traitement et coordonnées

Vos données à caractère personnel sont traitées, en qualité de responsable du traitement au titre de la KVKK, par la société dont la dénomination sociale est indiquée ci-dessous (« Apilex », la « Société », « nous ») :

• Dénomination : FİTTY TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ
• Adresse : Çifte Havuzlar Mah. Eski Londra Asfaltı Cad. Kuluçka Mrk. A1 Blok No: 151/1C İç Kapı No: B34 Esenler/İstanbul
• E-mail : privacy@apilex.ai
• KEP : fittyteknoloji@hs03.kep.tr

3. Relation de la présente Politique avec les autres notices d'information

La présente Politique constitue un document cadre qui définit le cadre général et les principes fondamentaux régissant les activités de traitement de données à caractère personnel d'Apilex. Des notices d'information distinctes sont publiées conformément à l'article 10 de la KVKK pour chaque processus dans le cadre duquel nous traitons des données à caractère personnel, y compris les visiteurs du site internet, les processus de formulaire de contact / demande de démonstration / demande d'assistance, les candidatures, ainsi que les processus relatifs à nos salariés, candidats à l'emploi, stagiaires et salariés de fournisseurs ; ces notices d'information s'interprètent conjointement avec la présente Politique et de manière conforme aux principes fondamentaux qui y figurent. En cas de contradiction entre une notice d'information et la présente Politique, la notice d'information propre au processus concerné prévaut.

Les activités de traitement de données à caractère personnel relatives aux salariés, aux candidats à l'emploi, aux stagiaires et aux salariés de fournisseurs de la Société n'entrent pas dans le champ des catégories de données, des finalités de traitement et des durées de conservation prévues à l'article 4 et aux articles suivants de la présente Politique ; les règles énoncées dans les notices d'information distinctes visées ci-dessus s'appliquent à ces personnes.

Pour des informations détaillées sur l'utilisation des cookies, la Politique de cookies publiée séparément s'applique.

4. Catégories de données à caractère personnel collectées

Vos données à caractère personnel sont collectées par l'intermédiaire de notre site internet, de l'interface de notre plateforme, des cookies et technologies similaires, des formulaires d'assistance et de contact ainsi que des canaux de messagerie électronique, par des moyens entièrement ou partiellement automatisés, ou par des moyens non automatisés dès lors qu'ils font partie d'un système d'enregistrement de données.

• Données d'identité : Prénom, nom ; lorsque la facturation est requise, numéro d'identité turc (T.C.) ou numéro d'identification fiscale.
• Données de contact : Adresse e-mail, numéro de téléphone mobile.
• Données relatives aux transactions commerciales du client : Informations d'abonnement et de forfait, informations de facturation, informations relatives aux demandes, code d'utilisation gratuite, enregistrements du centre d'appels.
• Données relatives aux demandes/réclamations : Le contenu d'une demande de démonstration, d'un message de formulaire de contact ou d'une demande d'assistance, ainsi que la date et l'heure de la demande.
• Données relatives au compte utilisateur : Votre préférence linguistique et les paramètres de votre compte.
• Données de contenu et données juridiques : Les documents que vous téléversez sur la Plateforme et les données à caractère personnel qu'ils contiennent ; les résumés, tableaux et projets que vous créez ; les instructions (prompts) que vous saisissez dans l'Assistant ; votre historique de recherche ; vos projets.
• Données d'utilisation et données techniques : Identifiant de l'appareil, adresse IP, informations relatives au navigateur et au système d'exploitation, historique de navigation, informations de localisation approximative pouvant être associées à l'adresse IP. Collectées par l'intermédiaire de cookies et de technologies similaires lors de votre utilisation de nos Services.

Les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus, à l'exception de la catégorie des Données de contenu et données juridiques, sont collectées uniquement dans la mesure limitée à la réalisation des finalités indiquées et nécessaire à celles-ci ; aucune donnée sans lien avec la finalité ou disproportionnée n'est collectée. Les Données de contenu et données juridiques, en revanche, sont traitées dans le cadre d'un principe de conservation nulle des données, afin de vous aider, en tant que responsable du traitement s'agissant de ces données, à remplir vos propres obligations.

Rôles des parties : responsable du traitement et sous-traitant

Apilex est le responsable du traitement s'agissant des catégories Données d'identité, Données de contact, Données relatives aux transactions du client, Données relatives aux demandes/réclamations, Données relatives au compte utilisateur et Données d'utilisation/techniques.

Les Données de contenu et données juridiques sont différentes. Il s'agit des dossiers judiciaires, contrats et autres documents que vous téléversez sur la Plateforme, ainsi que des données à caractère personnel de tiers qu'ils contiennent (votre client, la partie adverse, un témoin, etc.). S'agissant de ces données, vous êtes le responsable du traitement ; Apilex n'est que le sous-traitant agissant sur vos instructions. En conséquence, il vous incombe de veiller à ce que les données relatives aux tiers figurant dans les documents que vous téléversez aient été obtenues licitement, à ce que ces personnes soient informées lorsque cela est requis, et à ce que le traitement repose sur un fondement juridique approprié.

La Plateforme fonctionne selon une politique de conservation nulle des données. Conformément à ce principe, et en vertu d'accords de services contraignants conclus avec les partenaires technologiques impliqués dans ses processus techniques, les données des utilisateurs, les commandes et requêtes envoyées au modèle d'intelligence artificielle, ainsi que les réponses générées par le modèle, ne sont en aucun cas conservées sur le serveur. Conformément aux obligations de la KVKK et du RGPD, les données sont entièrement supprimées dès que l'appel de traitement sur la Plateforme prend fin. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner ou développer un modèle actuellement disponible, ou qui le sera à l'avenir, sur la Plateforme. Vos contenus sont conservés sous forme chiffrée et ne sont accessibles qu'à notre personnel autorisé, à des fins limitées telles que votre demande d'assistance ou le dépannage technique.

Les résultats assistés par intelligence artificielle produits dans le cadre de nos Services (projets de requêtes, projets de contrats, résumés, analyses, etc.) ne constituent que des brouillons et des documents de référence ; ils ne constituent pas un conseil juridique et n'équivalent pas à une décision produisant des effets juridiques vous concernant ou concernant des tiers, fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Il vous incombe de vérifier l'exactitude et l'adéquation de ces résultats au cas d'espèce et de consulter un professionnel du droit avant de les utiliser.

Aucun profilage n'est effectué en lien avec vos comportements d'utilisateur dans le cadre de nos Services.

Traitement des données à caractère personnel sensibles

Les documents juridiques que vous téléversez sur la Plateforme (dossiers judiciaires, contrats, etc.) peuvent, à titre exceptionnel, contenir des données à caractère personnel sensibles telles que des données de santé, des données relatives aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, ou l'appartenance syndicale. S'agissant de ces données également, vous êtes le responsable du traitement ; Apilex traite ces données uniquement conformément à vos instructions, en qualité de sous-traitant. Il vous incombe de veiller à ce que ces données soient traitées de manière licite.

5. Finalités du traitement des données à caractère personnel et bases juridiques

• Création de votre compte, établissement et exécution de notre relation contractuelle, et communication avec vous : sur le fondement juridique selon lequel le traitement est directement lié à l'établissement ou à l'exécution d'un contrat.
• Conduite des processus de vente, d'assistance après-vente, de production et d'exploitation, ainsi que de gestion de la relation client : sur le fondement juridique selon lequel le traitement est directement lié à l'établissement ou à l'exécution d'un contrat.
• Fourniture, développement et personnalisation de nos Services : sur le fondement juridique selon lequel le traitement est directement lié à l'établissement ou à l'exécution d'un contrat.
• Prise de contact avec vous afin d'évaluer votre demande de démonstration : sur le fondement juridique de la prise des mesures nécessaires avant l'établissement d'un contrat.
• Évaluation du message que vous transmettez via le formulaire de contact et réponse à celui-ci : sur le fondement juridique de nos intérêts légitimes, sous réserve de ne pas porter atteinte à vos droits et libertés fondamentaux.
• Traitement de votre demande d'assistance : sur le fondement juridique selon lequel le traitement est directement lié à l'exécution d'un contrat si vous êtes membre, et sur nos intérêts légitimes si vous n'êtes pas membre.
• Vos données de contact peuvent être traitées, sur le fondement juridique de nos intérêts légitimes sous réserve de ne pas porter atteinte à vos droits et libertés fondamentaux, aux fins de rester en communication avec vous concernant nos produits et services et de mener des analyses marketing. Toutefois, afin de vous adresser des communications électroniques commerciales (promotions, campagnes, publicités, etc. par e-mail/SMS), nous recueillons séparément votre consentement explicite conformément à la loi n° 6563 relative à la réglementation du commerce électronique et au Système de gestion des messages (İYS) ; vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
• Assurer la sécurité de nos Services, détecter les usages abusifs et développer nos Services : sur le fondement juridique de nos intérêts légitimes.
• Exécution de nos obligations légales et communication d'informations aux autorités compétentes : sur le fondement juridique selon lequel le traitement est expressément prévu par la loi.

Lorsque nous nous fondons sur nos intérêts légitimes, nous appliquons un test de mise en balance en deux étapes qui évalue d'abord si cet intérêt existe réellement, puis s'il ne porte pas atteinte à vos droits et libertés fondamentaux.

6. Transfert des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel peuvent être transférées aux catégories de destinataires suivantes :

En Turquie :

• Notre établissement de paiement : aux fins de la réalisation des opérations de paiement et d'encaissement.
• Notre prestataire de services d'analyse web et de publicité : aux fins de l'analyse de l'utilisation de notre site internet et de nos Services ainsi que de la conduite d'activités de marketing.
• Les institutions et organismes publics compétents : aux fins de l'exécution de nos obligations légales et de la communication d'informations aux autorités compétentes.

À l'étranger :

• Notre prestataire de services d'hébergement (hosting) : aux fins de l'hébergement de nos Services et du stockage sécurisé de vos données.
• Nos prestataires de services d'analyse et de production de contenu assistés par intelligence artificielle : aux fins de la fourniture des fonctions de recherche, d'analyse et de production de documents assistées par intelligence artificielle que vous demandez via la Plateforme.
• Notre établissement de paiement : aux fins de la réalisation des opérations de paiement et d'encaissement.
• Notre prestataire de services d'analyse web et de publicité : aux fins de l'analyse de l'utilisation de notre site internet et de nos Services ainsi que de la conduite d'activités de marketing.
• Les institutions et organismes publics compétents : aux fins de l'exécution de nos obligations légales.

Les transferts que nous effectuons vers des pays pour lesquels aucune décision d'adéquation n'a été adoptée sont réalisés dans le cadre des garanties appropriées prévues à l'article 9 de la KVKK.

7. Durée de conservation et destruction des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée prévue par la législation applicable ou pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. En conséquence :

• Vos enregistrements relatifs aux processus d'adhésion, de vente et de commande : conservés pendant 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.
• Vos données traitées dans le cadre d'activités de marketing : conservées pendant 5 ans à compter de la fin de l'activité concernée.
• Vos enregistrements d'opérations dans le cadre des demandes de démonstration, des formulaires de contact et des demandes d'assistance : conservés pendant 1 an à compter de la clôture de votre demande.
• Vos Données de contenu et données juridiques (documents que vous téléversez, vos instructions, votre historique de recherche, vos projets) : supprimées immédiatement et de manière permanente lorsque vous supprimez votre compte ; si vous ne supprimez pas votre compte, les journaux relatifs à ces données sont conservés pendant 1 an.
• Vos Données d'utilisation et données techniques : conservées pendant 1 an.
• Vos enregistrements de journaux (logs) conservés à des fins de sécurité de l'information : conservés pendant 5 ans.

À l'expiration de la durée de conservation, vos données à caractère personnel sont supprimées d'office ou à votre demande, conformément aux procédures énoncées dans notre Politique de conservation et de destruction des données à caractère personnel ; elles sont détruites par des méthodes de suppression sécurisée en environnement électronique et de manière irréversible en environnement physique. Dans certains cas, les données peuvent continuer à être conservées à des fins statistiques après avoir été rendues anonymes par des techniques telles que le masquage ou l'agrégation.

8. Cookies

Dans le cadre de nos Services, des cookies et technologies similaires sont utilisés afin d'assurer le fonctionnement du Site, d'analyser l'utilisation et d'améliorer votre expérience. Pour les cookies autres que les cookies strictement nécessaires (tels que les cookies d'analyse, de fonctionnalité et de publicité/ciblage), votre consentement explicite est recueilli ; vous pouvez retirer ou modifier ce consentement à tout moment via le panneau de préférences des cookies. Des informations détaillées sur les types de cookies, les finalités d'utilisation, les durées de conservation et la manière dont vous pouvez gérer vos préférences sont disponibles dans la Politique de cookies.

9. Mesures prises pour la sécurité de vos données à caractère personnel

Afin de prévenir le traitement illicite de vos données à caractère personnel et l'accès non autorisé à celles-ci, nous prenons les mesures techniques nécessaires, notamment une matrice d'autorisations d'accès et des contrôles, la tenue et l'examen réguliers des journaux (logs), le chiffrement, les pare-feu, des tests d'intrusion et des analyses de vulnérabilités réguliers, des applications de prévention de la perte de données et de masquage des données, la sauvegarde, ainsi que des systèmes de détection et de prévention des attaques ; et les mesures administratives nécessaires, notamment la tenue à jour de l'inventaire des traitements de données à caractère personnel, des engagements de confidentialité des salariés, des formations de sensibilisation régulières et des audits des fournisseurs/sous-traitants. Nos processus de sécurité de l'information sont menés de manière conforme aux normes internationales (ISO 27001).

En cas de violation de données, nous en informons le Conseil de protection des données à caractère personnel (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) et les personnes concernées sans délai et, en tout état de cause, dans un délai de 72 heures.

10. Contrôle que vous exercez sur vos données à caractère personnel

Vous pouvez consulter et gérer les informations de votre compte et vos préférences de confidentialité via la page Paramètres. Si vous souhaitez supprimer votre compte, vous pouvez en faire la demande directement en suivant les étapes Paramètres > Profil > Supprimer le compte.

11. Droits de la personne concernée et procédure de demande

Conformément à l'article 11 de la KVKK, en tant que Personne concernée, vous disposez des droits suivants :

• Savoir si vos données à caractère personnel sont traitées,
• Demander des informations si vos données à caractère personnel ont été traitées,
• Connaître la finalité du traitement des données à caractère personnel et savoir si elles sont utilisées conformément à leur finalité,
• Connaître les tiers auxquels les données à caractère personnel sont transférées en Turquie ou à l'étranger,
• Demander la rectification des données à caractère personnel si elles ont été traitées de manière incomplète ou inexacte,
• Demander l'effacement ou la destruction des données à caractère personnel dans le cadre des conditions prévues par la législation applicable,
• Demander que les opérations effectuées en application des deux alinéas précédents soient notifiées aux tiers auxquels les données ont été transférées,
• S'opposer à la survenance d'un résultat vous étant défavorable par l'analyse des données traitées exclusivement au moyen de systèmes automatisés,
• Demander la réparation du préjudice si vous subissez un dommage du fait du traitement illicite de données à caractère personnel.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous adresser votre demande accompagnée de documents attestant de votre identité. À cette fin, vous pouvez adresser une demande par écrit à l'adresse indiquée à l'article 2, à notre adresse KEP, par signature électronique sécurisée ou signature mobile, ou depuis l'adresse e-mail enregistrée dans notre système à l'adresse privacy@apilex.ai. Votre demande est traitée gratuitement dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai de trente jours, selon sa nature ; si l'opération entraîne un coût supplémentaire, le tarif fixé par le Conseil peut être appliqué. Si votre demande est rejetée, jugée insuffisante ou n'est pas répondue dans le délai imparti, vous pouvez déposer une réclamation auprès du Conseil de protection des données à caractère personnel (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) dans un délai de trente jours à compter de la date à laquelle vous avez connaissance de la réponse et, en tout état de cause, dans un délai de soixante jours à compter de la date de la demande.

12. Mises à jour et entrée en vigueur

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre. La version en vigueur est publiée sur cette page. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons par les canaux de communication appropriés. La présente Politique entre en vigueur à compter de sa date de publication.