Gizlilik Politikası

1. Giriş, Amaç ve Kapsam

Apilex ("Şirket", "biz"), hukuk profesyonelleri için yapay zekâ destekli hukuk araştırma, içtihat analizi ve belge üretim hizmetleri sunan bir teknoloji şirketidir. Bu Gizlilik Politikası ("Politika") ile, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca; www.apilex.ai internet sitemiz ve Apilex platformumuz (topluca "Hizmetlerimiz") aracılığıyla kişisel verilerinizi nasıl ve hangi sebeplere dayanarak topladığımızı, sakladığımızı, kullandığımızı, paylaştığımızı ve başka şekillerde işlediğimizi açıklamaktayız.

Avrupa Ekonomik Alanı'nda ("AEA") yerleşikseniz ve kişisel verileriniz Genel Veri Koruma Tüzüğü ("GDPR") kapsamında işleniyorsa, lütfen bu Politika yerine GDPR Privacy Notice belgesini inceleyiniz.

Kişisel verilerinizin bu Politika'da açıklandığı şekilde işlenmesi hakkında sorularınız olması halinde, lütfen aşağıda yer alan "Veri Sorumlusu Kimliği ve İletişim Bilgileri" bölümündeki iletişim bilgilerinden bize ulaşınız.

2. Veri Sorumlusu Kimliği ve İletişim Bilgileri

Kişisel verileriniz, KVKK uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda unvanı belirtilen şirket ("Apilex", "Şirket", "biz") tarafından işlenmektedir:

• Unvan: FİTTY TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ
• Adres: Silahşör Cad. No:67/5 Bomonti, İstanbul
• E-posta: privacy@apilex.ai
• KEP: fittyteknoloji@hs03.kep.tr

3. Bu Politikanın Diğer Aydınlatma Metinleriyle İlişkisi

Bu Politika; üyelik, demo talebi, iletişim formu ve destek talebi süreçlerine ilişkin aydınlatmayı da kapsayacak şekilde hazırlanmıştır; bu süreçlere özgü ayrı aydınlatma metinleri yayımlanmaz.

Şirket çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlerine ve tedarikçi çalışanlarına ilişkin kişisel veri işleme faaliyetleri ise bu Politika kapsamında değildir; bu kişiler için ayrı aydınlatma metinleri uygulanır.

Çerezlerin kullanımına ilişkin ayrıntılı bilgi için ayrıca yayımlanan Çerez Politikası geçerlidir.

4. Toplanan Kişisel Veri Kategorileri

Kişisel verileriniz; internet sitemiz, platform arayüzümüz, çerezler ve benzer teknolojiler, destek ve iletişim formları ile e-posta kanalları aracılığıyla, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.

• Kimlik Bilgisi: Ad, soyad; faturalama gerektiren hâllerde T.C. kimlik veya vergi numarası.
• İletişim Bilgisi: E-posta adresi, cep telefonu numarası.
• Müşteri Ticari İşlem Bilgisi: Abonelik ve paket bilgileri, fatura bilgileri, talep bilgileri, ücretsiz kullanım kodu, çağrı merkezi kayıtları.
• Talep/Şikâyet Bilgisi: Demo talebi, iletişim formu mesajı veya destek talebi içeriği ile talebin tarih ve saati.
• Kullanıcı Hesap Bilgisi: Dil tercihiniz ve hesap ayarlarınız.
• İçerik ve Hukuki Veriler: Platforma yüklediğiniz belgeler ve bu belgelerde yer alan kişisel veriler; oluşturduğunuz özet, tablo ve taslaklar; Asistan'a girdiğiniz istemler (prompt'lar); arama geçmişiniz; projeleriniz.
• Kullanım ve Teknik Veri: Cihaz tanımlayıcı, IP adresi, tarayıcı ve işletim sistemi bilgisi, gezinme geçmişi, IP adresiyle ilişkilendirilebilecek yaklaşık konum bilgisi. Hizmetlerimizi kullanımınız sırasında, çerezler ve benzer teknolojiler aracılığıyla toplanır.

İçerik ve Hukuki Veriler kategorisi dışındaki yukarıdaki kişisel veri kategorileri, belirtilen amaçların gerçekleştirilmesiyle sınırlı ve bu amaçlar için gerekli olan ölçüde toplanır; amaçla bağlantısız veya ölçüsüz veri toplanmaz. İçerik ve Hukuki Veriler ise, bu veriler bakımından veri sorumlusu sıfatını taşıyan sizin kendi yükümlülüklerinizi yerine getirebilmenizi desteklemek amacıyla, sıfır veri saklama ilkesi çerçevesinde ele alınır.

Tarafların Rolleri: Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen

Apilex; Kimlik, İletişim, Müşteri İşlem, Talep/Şikâyet, Kullanıcı Hesap ve Kullanım/Teknik Veri kategorileri bakımından veri sorumlusudur.

İçerik ve Hukuki Veriler farklıdır. Bunlar sizin platforma yüklediğiniz dava dosyaları, sözleşmeler ve bu belgelerdeki üçüncü kişilere (müvekkiliniz, karşı taraf, tanık vb.) ait kişisel verilerdir. Bu veriler bakımından veri sorumlusu sizsiniz; Apilex ise yalnızca sizin talimatlarınızla hareket eden veri işleyendir. Bu nedenle, yüklediğiniz belgelerdeki üçüncü kişilere ait verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmiş olmasından, bu kişilerin gerektiğinde aydınlatılmasından ve işlemenin uygun bir hukuki sebebe dayanmasından siz sorumlusunuz.

Platform sıfır veri saklama politikası ile operasyonlarını yürütür. Bu prensibe bağlı olarak; teknik süreçlerinde teknoloji iş ortaklarıyla da bağlayıcı hizmet anlaşmaları ile kullanıcı verilerini, yapay zeka modeline gönderilen komut ve sorguları modelin ürettiği yanıtları, hiçbir şekilde sunucuda saklamaz. KVKK, GDPR yükümlülüklerine uyumlu şekilde, platformda işlem çağrısı bittiği anda veriler tamamen silinir. Platformda yer alan veya gelecekte yer alacak modeli eğitmek ve geliştirmek için kullanılmaz. İçerikleriniz şifrelenerek saklanır ve yalnızca yetkilendirilmiş personelimiz tarafından, destek talebiniz veya teknik sorun giderme gibi sınırlı amaçlarla erişilebilir.

Hizmetlerimiz kapsamında ürettiğimiz yapay zekâ destekli çıktılar (dilekçe taslakları, sözleşme taslakları, özetler, analizler vb.) yalnızca birer taslak ve referans materyalidir; hukuki danışmanlık niteliği taşımaz ve hakkınızda veya üçüncü kişiler hakkında münhasıran otomatik sistemler tarafından verilen, sizi bağlayıcı bir karar oluşturmaz. Bu çıktıların doğruluğunu ve somut olaya uygunluğunu teyit etmek, kullanılmadan önce bir hukuk profesyoneline danışmak sizin sorumluluğunuzdadır.

Hizmetlerimiz kapsamında kullanıcı davranışlarınıza ilişkin bir profilleme yapılmaz.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Platforma yüklediğiniz hukuki belgeler (dava dosyaları, sözleşmeler vb.), istisnai olarak sağlık verisi, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veri, sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel veriler içerebilir. Bu veriler bakımından da veri sorumlusu sizsiniz; Apilex bu verileri yalnızca sizin talimatlarınız doğrultusunda, veri işleyen sıfatıyla işler. Bu verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesini sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır.

5. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri

• Hesabınızın oluşturulması, sözleşme ilişkimizin kurulması ve yürütülmesi ile sizinle iletişime geçilmesi: sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması hukuki sebebine dayanarak.
• Satış, satış sonrası destek, üretim ve operasyon ile müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi: sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması hukuki sebebine dayanarak.
• Hizmetlerimizin sunulması, geliştirilmesi ve size özel hâle getirilmesi: sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması hukuki sebebine dayanarak.
• Demo talebinizin değerlendirilmesi için sizinle iletişime geçilmesi: sözleşmenin kurulmasından önce gerekli olan tedbirlerin alınması hukuki sebebine dayanarak.
• İletişim formu ile ilettiğiniz mesajın değerlendirilmesi ve size geri dönüş yapılması: temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz hukuki sebebine dayanarak.
• Destek talebinizin karşılanması: üye iseniz sözleşmenin ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması, üye değilseniz meşru menfaatimiz hukuki sebebine dayanarak.
• Ürün ve hizmetlerimizle ilgili sizinle iletişimde kalmak ve pazarlama analizi çalışmaları yürütmek amacıyla iletişim bilgileriniz, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz hukuki sebebine dayanarak işlenebilir. Ancak size ticari elektronik ileti (e-posta/SMS ile tanıtım, kampanya, promosyon vb.) gönderebilmemiz için, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) uyarınca ayrıca açık rızanızı alırız; bu rızayı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.
• Hizmetlerimizin güvenliğinin sağlanması, hatalı kullanımların tespit edilmesi ve Hizmetlerimizin geliştirilmesi: meşru menfaatimiz hukuki sebebine dayanarak.
• Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve yetkili mercilere bilgi verilmesi: kanunlarda açıkça öngörülmüş olması hukuki sebebine dayanarak.

Meşru menfaatimize dayandığımız hâllerde, önce bu menfaatin gerçekten var olduğunu, ardından bu menfaatin temel hak ve özgürlüklerinizi zedelemediğini değerlendiren iki aşamalı bir denge testi uygularız.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

Yurt içinde:

• Ödeme kuruluşumuz: ödeme ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla.
• Web analitik ve reklam hizmeti sağlayıcımız: internet sitemizin ve Hizmetlerimizin kullanımının analiz edilmesi ile pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve yetkili mercilere bilgi verilmesi amacıyla.

Yurt dışında:

• Barındırma (hosting) hizmeti sağlayıcımız: Hizmetlerimizin barındırılması ve verilerinizin güvenli şekilde depolanması amacıyla.
• Yapay zekâ destekli analiz ve içerik üretimi hizmeti sağlayıcılarımız: platform üzerinden talep ettiğiniz yapay zekâ destekli araştırma, analiz ve belge üretimi işlevlerinin sağlanması amacıyla.
• Ödeme kuruluşumuz: ödeme ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla.
• Web analitik ve reklam hizmeti sağlayıcımız: internet sitemizin ve Hizmetlerimizin kullanımının analiz edilmesi ile pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla.

Yeterlilik kararı bulunmayan ülkelere yaptığımız aktarımlar, KVKK m.9 kapsamında öngörülen uygun güvence mekanizmaları çerçevesinde gerçekleştirilir.

7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi ve İmhası

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır. Buna göre:

• Üyelik, satış ve sipariş süreçlerine ilişkin kayıtlarınız: sözleşme ilişkisinin sona ermesini takiben 10 yıl süreyle saklanır.
• Pazarlama faaliyetleri kapsamında işlenen verileriniz: ilgili faaliyetin sona ermesinden itibaren 5 yıl süreyle saklanır.
• Demo talebi, iletişim formu ve destek talebi kapsamındaki işlem kayıtlarınız: talebinizin sonuçlandırılmasından itibaren 1 yıl süreyle saklanır.
• İçerik ve Hukuki Verileriniz (yüklediğiniz belgeler, istemleriniz, arama geçmişiniz, projeleriniz): hesabınızı sildiğinizde derhal ve kalıcı olarak silinir; hesabınızı silmemeniz hâlinde bu verilere ilişkin loglar 1 yıl süreyle saklanır.
• Kullanım ve Teknik Verileriniz: 1 yıl süreyle saklanır.
• Bilgi güvenliği amacıyla tutulan günlük (log) kayıtlarınız: 5 yıl süreyle saklanır.

Saklama süresinin sonunda kişisel verileriniz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamızda belirtilen usullere göre re'sen veya talebiniz üzerine silinir; elektronik ortamda güvenli silme yöntemleriyle, fiziksel ortamda ise geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. Bazı hâllerde veriler, maskeleme veya toplulaştırma gibi tekniklerle anonim hâle getirilerek istatistiksel amaçlarla saklanmaya devam edebilir.

8. Çerezler

Hizmetlerimiz kapsamında, Site'nin çalışmasını sağlamak, kullanımı analiz etmek ve deneyiminizi iyileştirmek amacıyla çerezler ve benzer teknolojiler kullanılmaktadır. Zorunlu çerezler dışındaki çerezler (analiz, işlevsellik, reklam/hedefleme gibi) için açık rızanız alınır; bu rızayı çerez tercih paneli üzerinden istediğiniz zaman geri çekebilir veya değiştirebilirsiniz. Çerez türleri, kullanım amaçları, saklama süreleri ve tercihlerinizi nasıl yönetebileceğinize ilişkin ayrıntılı bilgiye Çerez Politikası'ndan ulaşabilirsiniz.

9. Kişisel Verilerinizin Güvenliğine İlişkin Alınan Tedbirler

Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere yetkisiz erişimi önlemek amacıyla; erişim yetki matrisi ve kontrolü, günlük (log) kayıtlarının düzenli tutulması ve incelenmesi, şifreleme, güvenlik duvarları, düzenli sızma testleri ve zafiyet taramaları, veri kaybı önleme ve veri maskeleme uygulamaları, yedekleme ile saldırı tespit ve önleme sistemleri dahil olmak üzere gerekli teknik tedbirleri; kişisel veri işleme envanterinin güncel tutulması, çalışan gizlilik taahhütnameleri, düzenli farkındalık eğitimleri ve tedarikçi/veri işleyen denetimi dahil olmak üzere gerekli idari tedbirleri almaktayız. Bilgi güvenliği süreçlerimiz, uluslararası standartlarla (ISO 27001) uyumlu şekilde yürütülmektedir.

Bir veri ihlali meydana gelmesi hâlinde, durumu gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve etkilenen ilgili kişilere bildiririz.

10. Kişisel Verileriniz Üzerindeki Kontrolünüz

Hesap bilgilerinizi ve gizlilik tercihlerinizi Ayarlar sayfası üzerinden görüntüleyebilir ve yönetebilirsiniz. Hesabınızı silmek istemeniz hâlinde Ayarlar > Profil > Hesabı Sil adımlarını izleyerek doğrudan talepte bulunabilirsiniz.

11. İlgili Kişi Hakları ve Başvuru Usulü

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca İlgili Kişi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Yukarıdaki iki bent uyarınca yapılan işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak için talebinizi, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte bize iletebilirsiniz. Bunun için Madde 2'de yer alan adresimize yazılı olarak, KEP adresimize, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden privacy@apilex.ai adresine başvurabilirsiniz. Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Talebinizin reddedilmesi, yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

12. Güncellemeler ve Yürürlük

Bu Politika'yı zaman zaman güncelleyebiliriz. Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır. Esaslı değişiklikler yapılması hâlinde, uygun iletişim kanalları aracılığıyla sizi bilgilendiririz. Bu Politika, yayımlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.