Datenschutzrichtlinie

1. Einleitung, Zweck und Anwendungsbereich

Apilex (die „Gesellschaft“, „wir“) ist ein Technologieunternehmen, das für Rechtsprofessionelle KI-gestützte juristische Recherche-, Rechtsprechunganalyse- und Dokumentenerstellungsdienste erbringt. Mit dieser Datenschutzrichtlinie (die „Richtlinie“) erläutern wir gemäß dem Gesetz Nr. 6698 über den Schutz personenbezogener Daten (dem „KVKK“), wie und auf welcher Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten über unsere Website www.apilex.ai und unsere Apilex-Plattform (zusammen unsere „Dienste“) erheben, speichern, verwenden, weitergeben und in sonstiger Weise verarbeiten.

Wenn Sie im Europäischen Wirtschaftsraum (dem „EWR“) niedergelassen sind und Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (der „DSGVO“) verarbeitet werden, prüfen Sie bitte anstelle dieser Richtlinie den DSGVO-Datenschutzhinweis.

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wie sie in dieser Richtlinie beschrieben ist, kontaktieren Sie uns bitte unter Verwendung der im Abschnitt „Identität des Verantwortlichen und Kontaktdaten“ nachstehend angegebenen Kontaktdaten.

2. Identität des Verantwortlichen und Kontaktdaten

Ihre personenbezogenen Daten werden in der Eigenschaft als Verantwortlicher gemäß KVKK von der nachstehend namentlich bezeichneten Gesellschaft („Apilex“, die „Gesellschaft“, „wir“) verarbeitet:

• Firma: FİTTY TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ
• Anschrift: Çifte Havuzlar Mah. Eski Londra Asfaltı Cad. Kuluçka Mrk. A1 Blok No: 151/1C İç Kapı No: B34 Esenler/İstanbul
• E-Mail: privacy@apilex.ai
• KEP: fittyteknoloji@hs03.kep.tr

3. Verhältnis dieser Richtlinie zu anderen Informationsschreiben

Diese Richtlinie ist ein übergeordnetes Dokument, das den allgemeinen Rahmen und die grundlegenden Prinzipien der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Apilex festlegt. Für jeden Prozess, in dem wir personenbezogene Daten verarbeiten – einschließlich Website-Besucher, Kontaktformular-/Demoanfrage-/Supportanfrage-Prozesse, Bewerbungen sowie Prozesse in Bezug auf unsere Beschäftigten, Bewerber, Praktikanten und Beschäftigte von Lieferanten – werden gemäß Artikel 10 KVKK gesonderte Informationsschreiben veröffentlicht; diese Informationsschreiben sind zusammen mit dieser Richtlinie und im Einklang mit den hierin enthaltenen grundlegenden Prinzipien auszulegen. Im Falle eines Widerspruchs zwischen einem Informationsschreiben und dieser Richtlinie gilt das für den jeweiligen Prozess spezifische Informationsschreiben.

Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten in Bezug auf Beschäftigte, Bewerber, Praktikanten und Beschäftigte von Lieferanten der Gesellschaft fallen nicht unter die in Artikel 4 und den nachfolgenden Artikeln dieser Richtlinie geregelten Datenkategorien, Verarbeitungszwecke und Speicherdauern; für diese Personen gelten die in den vorstehend genannten gesonderten Informationsschreiben festgelegten Regelungen.

Für ausführliche Informationen zur Verwendung von Cookies gilt die gesondert veröffentlichte Cookie-Richtlinie.

4. Kategorien der erhobenen personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden über unsere Website, unsere Plattformoberfläche, Cookies und ähnliche Technologien, Support- und Kontaktformulare sowie E-Mail-Kanäle erhoben, und zwar ganz oder teilweise automatisiert oder auf nicht automatisierte Weise, sofern sie Teil eines Datenaufzeichnungssystems sind.

• Identitätsdaten: Vorname, Nachname; in Fällen, in denen eine Rechnungsstellung erforderlich ist, türkische Personalausweisnummer (T.C.) oder Steuernummer.
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer.
• Kundengeschäfts- und Transaktionsdaten: Abonnement- und Paketinformationen, Rechnungsinformationen, Anfrageinformationen, kostenloser Nutzungscode, Callcenter-Aufzeichnungen.
• Anfrage-/Beschwerdedaten: Inhalt einer Demoanfrage, einer Kontaktformularnachricht oder einer Supportanfrage sowie Datum und Uhrzeit der Anfrage.
• Benutzerkontodaten: Ihre Spracheinstellung und Ihre Kontoeinstellungen.
• Inhalts- und Rechtsdaten: Von Ihnen auf die Plattform hochgeladene Dokumente und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten; von Ihnen erstellte Zusammenfassungen, Tabellen und Entwürfe; von Ihnen in den Assistenten eingegebene Eingaben (Prompts); Ihr Suchverlauf; Ihre Projekte.
• Nutzungs- und technische Daten: Gerätekennung, IP-Adresse, Browser- und Betriebssysteminformationen, Surfverlauf, ungefähre Standortinformationen, die der IP-Adresse zugeordnet werden können. Werden während Ihrer Nutzung unserer Dienste über Cookies und ähnliche Technologien erhoben.

Die vorstehend aufgeführten Kategorien personenbezogener Daten, mit Ausnahme der Kategorie Inhalts- und Rechtsdaten, werden nur in dem für die Erfüllung der angegebenen Zwecke begrenzten und erforderlichen Umfang erhoben; es werden keine zweckfremden oder unverhältnismäßigen Daten erhoben. Inhalts- und Rechtsdaten werden hingegen nach dem Grundsatz der Null-Datenspeicherung behandelt, um Sie als Verantwortlichen in Bezug auf diese Daten bei der Erfüllung Ihrer eigenen Pflichten zu unterstützen.

Rollen der Parteien: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Apilex ist Verantwortlicher in Bezug auf die Kategorien Identitäts-, Kontakt-, Kundentransaktions-, Anfrage-/Beschwerde-, Benutzerkonto- sowie Nutzungs-/technische Daten.

Inhalts- und Rechtsdaten sind anders. Es handelt sich um von Ihnen auf die Plattform hochgeladene Verfahrensakten, Verträge und sonstige Dokumente sowie um darin enthaltene personenbezogene Daten Dritter (Ihr Mandant, die Gegenpartei, ein Zeuge usw.). In Bezug auf diese Daten sind Sie der Verantwortliche; Apilex ist lediglich der Auftragsverarbeiter, der nach Ihren Weisungen handelt. Dementsprechend sind Sie dafür verantwortlich, dass die Daten Dritter in den von Ihnen hochgeladenen Dokumenten rechtmäßig erlangt wurden, dass diese Personen erforderlichenfalls informiert werden und dass die Verarbeitung auf einem geeigneten Rechtsgrund beruht.

Die Plattform wird nach einer Politik der Null-Datenspeicherung betrieben. In Übereinstimmung mit diesem Grundsatz und aufgrund verbindlicher Dienstleistungsvereinbarungen mit Technologiepartnern, die in die technischen Prozesse eingebunden sind, werden Nutzerdaten, an das KI-Modell gesendete Befehle und Abfragen sowie die vom Modell erzeugten Antworten in keiner Weise auf dem Server gespeichert. Im Einklang mit den Pflichten nach KVKK und DSGVO werden die Daten vollständig gelöscht, sobald der Verarbeitungsaufruf auf der Plattform beendet ist. Sie werden nicht zum Training oder zur Weiterentwicklung eines derzeit auf der Plattform verfügbaren oder künftig verfügbaren Modells verwendet. Ihre Inhalte werden verschlüsselt gespeichert und sind nur unserem autorisierten Personal zu begrenzten Zwecken zugänglich, etwa Ihrer Supportanfrage oder der technischen Fehlerbehebung.

Im Rahmen unserer Dienste erzeugte KI-gestützte Ausgaben (Schriftsatzentwürfe, Vertragsentwürfe, Zusammenfassungen, Analysen usw.) sind lediglich Entwürfe und Referenzmaterialien; sie stellen keine Rechtsberatung dar und begründen keine ausschließlich auf automatisierten Systemen beruhende, Sie oder Dritte bindende Entscheidung. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Richtigkeit und die Eignung dieser Ausgaben für den konkreten Sachverhalt zu überprüfen und vor ihrer Verwendung einen Rechtsprofessionellen zu konsultieren.

Im Rahmen unserer Dienste erfolgt kein Profiling in Bezug auf Ihr Nutzerverhalten.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Von Ihnen auf die Plattform hochgeladene juristische Dokumente (Verfahrensakten, Verträge usw.) können ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, etwa Gesundheitsdaten, Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Sicherungsmaßnahmen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit. Auch in Bezug auf diese Daten sind Sie der Verantwortliche; Apilex verarbeitet diese Daten ausschließlich nach Ihren Weisungen in der Eigenschaft als Auftragsverarbeiter. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die rechtmäßige Verarbeitung dieser Daten sicherzustellen.

5. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen

• Einrichtung Ihres Kontos, Begründung und Durchführung unseres Vertragsverhältnisses sowie Kontaktaufnahme mit Ihnen: gestützt auf die Rechtsgrundlage, dass die Verarbeitung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Begründung oder Erfüllung eines Vertrags steht.
• Durchführung von Vertriebs-, After-Sales-Support-, Produktions- und Betriebsprozessen sowie des Kundenbeziehungsmanagements: gestützt auf die Rechtsgrundlage, dass die Verarbeitung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Begründung oder Erfüllung eines Vertrags steht.
• Bereitstellung, Weiterentwicklung und Personalisierung unserer Dienste: gestützt auf die Rechtsgrundlage, dass die Verarbeitung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Begründung oder Erfüllung eines Vertrags steht.
• Kontaktaufnahme mit Ihnen zur Prüfung Ihrer Demoanfrage: gestützt auf die Rechtsgrundlage der Ergreifung der vor Vertragsschluss erforderlichen Maßnahmen.
• Prüfung der über das Kontaktformular übermittelten Nachricht und Rückmeldung an Sie: gestützt auf die Rechtsgrundlage unserer berechtigten Interessen, sofern hierdurch Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht beeinträchtigt werden.
• Bearbeitung Ihrer Supportanfrage: gestützt auf die Rechtsgrundlage, dass die Verarbeitung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Vertragserfüllung steht, wenn Sie Mitglied sind, und auf unsere berechtigten Interessen, wenn Sie kein Mitglied sind.
• Ihre Kontaktdaten können, gestützt auf die Rechtsgrundlage unserer berechtigten Interessen, sofern hierdurch Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht beeinträchtigt werden, zu dem Zweck verarbeitet werden, mit Ihnen in Bezug auf unsere Produkte und Dienstleistungen in Kontakt zu bleiben und Marketinganalysen durchzuführen. Um Ihnen jedoch kommerzielle elektronische Mitteilungen (Werbung, Kampagnen, Promotionen usw. per E-Mail/SMS) senden zu können, holen wir gemäß dem Gesetz Nr. 6563 über die Regelung des elektronischen Handels und dem Nachrichtenverwaltungssystem (İYS) gesondert Ihre ausdrückliche Einwilligung ein; Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Gewährleistung der Sicherheit unserer Dienste, Erkennung von Fehlgebrauch und Weiterentwicklung unserer Dienste: gestützt auf die Rechtsgrundlage unserer berechtigten Interessen.
• Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten und Unterrichtung zuständiger Behörden: gestützt auf die Rechtsgrundlage, dass die Verarbeitung gesetzlich ausdrücklich vorgesehen ist.

Soweit wir uns auf unsere berechtigten Interessen stützen, wenden wir einen zweistufigen Abwägungstest an, der zunächst prüft, ob dieses Interesse tatsächlich besteht, und anschließend, ob dieses Interesse Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht beeinträchtigt.

6. Übermittlung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten können an die folgenden Empfängerkategorien übermittelt werden:

Im Inland:

• Unser Zahlungsinstitut: zum Zweck der Durchführung von Zahlungs- und Einzugsgeschäften.
• Unser Anbieter für Webanalyse- und Werbedienste: zum Zweck der Analyse der Nutzung unserer Website und unserer Dienste sowie der Durchführung von Marketingaktivitäten.
• Zuständige öffentliche Stellen und Einrichtungen: zum Zweck der Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten und der Unterrichtung zuständiger Behörden.

Im Ausland:

• Unser Hosting-Dienstleister: zum Zweck der Bereitstellung unserer Dienste und der sicheren Speicherung Ihrer Daten.
• Unsere Anbieter für KI-gestützte Analyse- und Inhaltserstellungsdienste: zum Zweck der Bereitstellung der von Ihnen über die Plattform angeforderten KI-gestützten Recherche-, Analyse- und Dokumentenerstellungsfunktionen.
• Unser Zahlungsinstitut: zum Zweck der Durchführung von Zahlungs- und Einzugsgeschäften.
• Unser Anbieter für Webanalyse- und Werbedienste: zum Zweck der Analyse der Nutzung unserer Website und unserer Dienste sowie der Durchführung von Marketingaktivitäten.
• Zuständige öffentliche Stellen und Einrichtungen: zum Zweck der Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten.

Übermittlungen in Länder, für die kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, erfolgen im Rahmen der in Artikel 9 KVKK vorgesehenen geeigneten Garantien.

7. Speicherdauer und Vernichtung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden für den in den einschlägigen Rechtsvorschriften vorgesehenen Zeitraum oder so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Dementsprechend:

• Ihre Aufzeichnungen zu Mitgliedschafts-, Verkaufs- und Bestellprozessen: werden nach Beendigung des Vertragsverhältnisses 10 Jahre lang gespeichert.
• Ihre im Rahmen von Marketingaktivitäten verarbeiteten Daten: werden ab Beendigung der jeweiligen Tätigkeit 5 Jahre lang gespeichert.
• Ihre Vorgangsaufzeichnungen im Rahmen von Demoanfragen, Kontaktformularen und Supportanfragen: werden ab Abschluss Ihrer Anfrage 1 Jahr lang gespeichert.
• Ihre Inhalts- und Rechtsdaten (von Ihnen hochgeladene Dokumente, Ihre Eingaben, Ihr Suchverlauf, Ihre Projekte): werden beim Löschen Ihres Kontos unverzüglich und dauerhaft gelöscht; löschen Sie Ihr Konto nicht, werden Protokolle zu diesen Daten 1 Jahr lang gespeichert.
• Ihre Nutzungs- und technischen Daten: werden 1 Jahr lang gespeichert.
• Ihre zu Informationssicherheitszwecken geführten Protokoll- (Log-) Aufzeichnungen: werden 5 Jahre lang gespeichert.

Nach Ablauf der Speicherdauer werden Ihre personenbezogenen Daten von Amts wegen oder auf Ihren Antrag gemäß den in unserer Richtlinie zur Speicherung und Vernichtung personenbezogener Daten festgelegten Verfahren gelöscht; sie werden in elektronischen Umgebungen durch sichere Löschverfahren und in physischen Umgebungen unumkehrbar vernichtet. In bestimmten Fällen können Daten nach Anonymisierung durch Techniken wie Maskierung oder Aggregation zu statistischen Zwecken weiter gespeichert werden.

8. Cookies

Im Rahmen unserer Dienste werden Cookies und ähnliche Technologien verwendet, um den Betrieb der Website zu gewährleisten, die Nutzung zu analysieren und Ihre Erfahrung zu verbessern. Für Cookies, die keine unbedingt erforderlichen Cookies sind (etwa Analyse-, Funktions- und Werbe-/Targeting-Cookies), wird Ihre ausdrückliche Einwilligung eingeholt; Sie können diese Einwilligung jederzeit über das Cookie-Einstellungsfeld widerrufen oder ändern. Ausführliche Informationen zu Cookie-Arten, Verwendungszwecken, Speicherdauern und dazu, wie Sie Ihre Einstellungen verwalten können, finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

9. Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Um die unrechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und den unbefugten Zugriff auf diese Daten zu verhindern, ergreifen wir die erforderlichen technischen Maßnahmen, einschließlich einer Zugriffsrechte-Matrix und -kontrolle, der regelmäßigen Führung und Prüfung von Protokoll- (Log-) Aufzeichnungen, Verschlüsselung, Firewalls, regelmäßiger Penetrationstests und Schwachstellenscans, Anwendungen zur Verhinderung von Datenverlust und zur Datenmaskierung, Datensicherung sowie Systeme zur Angriffserkennung und -abwehr; und die erforderlichen organisatorischen Maßnahmen, einschließlich der aktuellen Führung des Verarbeitungsverzeichnisses personenbezogener Daten, Vertraulichkeitsverpflichtungen der Beschäftigten, regelmäßiger Sensibilisierungsschulungen und Audits von Lieferanten/Auftragsverarbeitern. Unsere Informationssicherheitsprozesse werden im Einklang mit internationalen Standards (ISO 27001) durchgeführt.

Im Falle einer Datenverletzung benachrichtigen wir den Vorstand für den Schutz personenbezogener Daten (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) und die betroffenen Personen unverzüglich und spätestens innerhalb von 72 Stunden.

10. Ihre Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten

Sie können Ihre Kontoinformationen und Datenschutzeinstellungen über die Einstellungsseite einsehen und verwalten. Wenn Sie Ihr Konto löschen möchten, können Sie den Antrag unmittelbar über die Schritte Einstellungen > Profil > Konto löschen stellen.

11. Rechte der betroffenen Person und Antragsverfahren

Gemäß Artikel 11 KVKK stehen Ihnen als betroffener Person die folgenden Rechte zu:

• zu erfahren, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden,
• Informationen zu verlangen, sofern personenbezogene Daten verarbeitet wurden,
• den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten und zu erfahren, ob sie zweckentsprechend verwendet werden,
• die Dritten zu kennen, an die personenbezogene Daten im Inland oder im Ausland übermittelt werden,
• die Berichtigung personenbezogener Daten zu verlangen, sofern sie unvollständig oder unrichtig verarbeitet wurden,
• die Löschung oder Vernichtung personenbezogener Daten im Rahmen der gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen zu verlangen,
• zu verlangen, dass die gemäß den beiden vorstehenden Spiegelstrichen vorgenommenen Vorgänge den Dritten mitgeteilt werden, an die die Daten übermittelt wurden,
• der Entstehung eines nachteiligen Ergebnisses durch die ausschließlich über automatisierte Systeme erfolgende Analyse der verarbeiteten Daten zu widersprechen,
• Schadensersatz zu verlangen, sofern Ihnen durch die unrechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten ein Schaden entsteht.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie Ihren Antrag zusammen mit Unterlagen, die Ihre Identität belegen, an uns richten. Hierzu können Sie schriftlich an die in Artikel 2 angegebene Anschrift, an unsere KEP-Adresse, mittels sicherer elektronischer Signatur oder mobiler Signatur oder von der in unserem System hinterlegten E-Mail-Adresse an privacy@apilex.ai Antrag stellen. Ihr Antrag wird je nach seiner Art so schnell wie möglich und spätestens innerhalb von dreißig Tagen unentgeltlich erledigt; sofern der Vorgang zusätzliche Kosten verursacht, kann die vom Vorstand festgelegte Gebühr erhoben werden. Wird Ihr Antrag abgelehnt, als unzureichend befunden oder nicht fristgerecht beantwortet, können Sie innerhalb von dreißig Tagen ab Kenntnis der Antwort und in jedem Fall innerhalb von sechzig Tagen ab dem Datum des Antrags beim Vorstand für den Schutz personenbezogener Daten (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) Beschwerde einlegen.

12. Aktualisierungen und Inkrafttreten

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die jeweils geltende Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen unterrichten wir Sie über geeignete Kommunikationskanäle. Diese Richtlinie tritt mit dem Datum ihrer Veröffentlichung in Kraft.