Datenschutzhinweis für Mitglieder

1. Identität des Verantwortlichen

Gemäß dem Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten („KVKK“) ist Verantwortlicher in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die erhoben werden, wenn Sie sich bei der Plattform app.apilex.ai (die „Plattform“) registrieren und über die Plattform Dienstleistungen in Anspruch nehmen, die Fitty Teknoloji Anonim Şirketi („Apilex“ oder das „Unternehmen“) mit Sitz in Çifte Havuzlar Mah. Eski Londra Asfaltı Cad. Kuluçka Mrk. A1 Blok No: 151/1C İç Kapı No: B34 Esenler/İstanbul und der Steuernummer 3881624490. Dieser Datenschutzhinweis wurde gemäß Artikel 10 des KVKK und der Mitteilung über die Verfahren und Grundsätze zur Erfüllung der Informationspflicht erstellt.

2. Geltungsbereich dieses Datenschutzhinweises

Dieser Datenschutzhinweis erfasst Nutzer und Kunden, die sich bei der Apilex-Plattform (app.apilex.ai) registrieren und über die Plattform Dienstleistungen in Anspruch nehmen (das „Mitglied“).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die die Website (www.apilex.ai) lediglich besuchen, sowie von Personen, die Apilex über Kanäle wie das Kontaktformular oder die Demo-Anfrage oder im Wege einer Karrierebewerbung kontaktieren, fällt nicht in den Geltungsbereich dieses Hinweises und wird in gesonderten, für diese Prozesse spezifischen Datenschutzhinweisen geregelt. Support-Anfragen, die Sie innerhalb der Plattform (app.apilex.ai) erstellen, fallen in den Geltungsbereich dieses Hinweises.

Die Rolle von Apilex in Bezug auf Dokumente, die Sie auf die Plattform hochladen, und auf in diesen Dokumenten enthaltene Daten Dritter („Inhalte und juristische Daten“) ist eine andere; dieser Punkt wird nachstehend in Abschnitt 4 gesondert erläutert.

3. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Im Zusammenhang mit Ihrer Mitgliedschaft auf der Plattform und Ihrer Nutzung der Plattform können Ihre personenbezogenen Daten in den folgenden Kategorien verarbeitet werden:

Nicht alle der vorstehenden Datenkategorien gelten für jedes Mitglied; welche Daten verarbeitet werden, hängt von der Art der Interaktion des Mitglieds mit der Plattform und den gewählten Dienstleistungen ab.

4. Rollen der Parteien: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Apilex ist Verantwortlicher in Bezug auf die Kategorien Identitätsdaten, Kontaktdaten, Kundentransaktionsdaten, Anfrage-/Beschwerdeinformationen, Benutzerkontoinformationen sowie Nutzungs-/technische Daten.

Inhalte und juristische Daten sind anders. Hierbei handelt es sich um Gerichtsakten, Verträge und personenbezogene Daten Dritter (Ihr Mandant, die Gegenpartei, Zeugen usw.), die in diesen Dokumenten enthalten sind und die Sie auf die Plattform hochladen. In Bezug auf diese Daten sind Sie der Verantwortliche; Apilex ist der Auftragsverarbeiter, der ausschließlich nach Ihren Weisungen handelt. Sie sind dafür verantwortlich, dass die in den von Ihnen hochgeladenen Dokumenten enthaltenen Daten Dritter rechtmäßig erhoben wurden, dass diese Personen erforderlichenfalls informiert werden und dass die Verarbeitung auf einer geeigneten Rechtsgrundlage beruht.

Juristische Dokumente, die Sie auf die Plattform hochladen, können ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, wie Gesundheitsdaten, Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Sicherungsmaßnahmen sowie die Gewerkschaftszugehörigkeit. Auch in Bezug auf diese Daten sind Sie der Verantwortliche; Apilex verarbeitet diese Daten ausschließlich gemäß Ihren Weisungen in der Eigenschaft als Auftragsverarbeiter. Die Gewährleistung der rechtmäßigen Verarbeitung dieser Daten liegt in Ihrer Verantwortung.

Die Plattform wird nach dem Prinzip der Null-Datenspeicherung betrieben; an das KI-Modell gesendete Prompts und die vom Modell erzeugten Antworten werden nach Abschluss des Verarbeitungsaufrufs nicht auf dem Server gespeichert und nicht zum Training des Modells verwendet.

5. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen

Ihre personenbezogenen Daten in den Kategorien Identitätsdaten, Kontaktdaten, Kundentransaktionsdaten, Anfrage-/Beschwerdeinformationen, Benutzerkontoinformationen sowie Nutzungs-/technische Daten werden zu den folgenden Zwecken und auf den jeweils gegenüberstehenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

Stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, wenden wir einen zweistufigen Abwägungstest an, bei dem zunächst geprüft wird, ob dieses Interesse tatsächlich besteht, und anschließend, ob es Ihre Grundrechte und -freiheiten nicht beeinträchtigt.

6. Erhebungsmethode der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden ganz oder teilweise auf automatisierte Weise oder auf nicht automatisierte Weise, sofern sie Teil eines Datenaufzeichnungssystems sind, erhoben, wenn Sie unter app.apilex.ai/register ein Konto erstellen, die Plattform nutzen und unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

7. Übermittlung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten können an die folgenden Empfängergruppen übermittelt werden:

Im Inland

Im Ausland

Übermittlungen in Länder, für die kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, erfolgen im Rahmen der in Artikel 9 des KVKK vorgesehenen geeigneten Garantien.

8. Speicherdauer personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden für den in den einschlägigen Rechtsvorschriften vorgesehenen oder für den Zweck, zu dem sie verarbeitet werden, erforderlichen Zeitraum wie nachstehend angegeben gespeichert:

Nach Ablauf der Speicherdauer werden Ihre personenbezogenen Daten von Amts wegen oder auf Ihren Antrag gemäß den in unserer Richtlinie zur Speicherung und Vernichtung personenbezogener Daten festgelegten Verfahren gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

9. Getroffene Maßnahmen zur Datensicherheit

Um die unrechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und den unbefugten Zugriff auf diese Daten zu verhindern, ergreifen wir die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, insbesondere die folgenden:

• Zugriffsberechtigungsmatrix und -kontrolle, regelmäßige Führung und Prüfung von Protokollaufzeichnungen (Logs),
• Verschlüsselung, Firewalls, regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellenscans,
• Praktiken zur Verhinderung von Datenverlust und Datenmaskierung, Datensicherungen sowie Systeme zur Erkennung und Verhinderung von Angriffen,
• Aktuellhaltung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, Vertraulichkeitsverpflichtungen der Mitarbeitenden,
• Regelmäßige Sensibilisierungsschulungen und Prüfung von Lieferanten/Auftragsverarbeitern.

Unsere Informationssicherheitsprozesse werden im Einklang mit internationalen Standards (ISO 27001) durchgeführt. Im Falle einer Datenschutzverletzung unterrichten wir den Datenschutzrat und die betroffenen Personen unverzüglich und spätestens innerhalb von 72 Stunden.

10. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Juristische Dokumente, die Sie auf die Plattform hochladen (Gerichtsakten, Verträge usw.), können ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, wie Gesundheitsdaten, Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Sicherungsmaßnahmen sowie die Gewerkschaftszugehörigkeit. In Bezug auf diese Daten sind Sie der Verantwortliche; Apilex verarbeitet diese Daten ausschließlich gemäß Ihren Weisungen in der Eigenschaft als Auftragsverarbeiter, und die Gewährleistung der rechtmäßigen Verarbeitung dieser Daten liegt in Ihrer Verantwortung.

11. Cookies

Auf der Plattform können Cookies und ähnliche Technologien verwendet werden, um die Funktionalität sicherzustellen, die Nutzung zu analysieren und Ihre Erfahrung zu verbessern. Ausführliche Informationen zu den Arten von Cookies, den Zwecken ihrer Verwendung und dazu, wie Sie Ihre Präferenzen verwalten können, finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß Artikel 11 des KVKK können Sie sich an Apilex wenden, um die folgenden Rechte auszuüben:

• Auskunft darüber, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
• Auskunft zu verlangen, wenn Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet worden sind,
• Auskunft über den Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und darüber, ob sie diesem Zweck entsprechend verwendet werden,
• Kenntnis der Dritten, an die Ihre personenbezogenen Daten im In- oder Ausland übermittelt werden,
• Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unvollständig oder unrichtig verarbeitet worden sind,
• Löschung oder Vernichtung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der in Artikel 7 des KVKK vorgesehenen Voraussetzungen zu verlangen,
• zu verlangen, dass die aufgrund Ihrer Anträge auf Berichtigung, Löschung und Vernichtung vorgenommenen Vorgänge den Dritten mitgeteilt werden, an die Ihre personenbezogenen Daten übermittelt worden sind,
• Widerspruch gegen das Entstehen eines nachteiligen Ergebnisses für Sie durch die Analyse Ihrer verarbeiteten Daten ausschließlich mittels automatisierter Systeme,
• Schadensersatz zu verlangen, wenn Ihnen durch die unrechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Schaden entsteht.

In Bezug auf die vorstehend genannten Inhalte und juristischen Daten sind Anträge betroffener Personen, soweit Apilex als Auftragsverarbeiter handelt, vorrangig an das betreffende Mitglied zu richten, das Verantwortlicher dieser Daten ist; Apilex erfüllt die ihm in der Eigenschaft als Auftragsverarbeiter obliegenden Pflichten.

13. Antragsverfahren und Kontakt

Ihre Anträge zu den vorstehend genannten Rechten können Sie gemäß der Mitteilung über die Verfahren und Grundsätze der Antragstellung beim Verantwortlichen zusammen mit identitätsnachweisenden Unterlagen per E-Mail an privacy@apilex.ai, mit sicherer elektronischer Signatur oder mobiler Signatur an die Adresse der registrierten elektronischen Post (KEP) fittyteknoloji@hs03.kep.tr oder schriftlich an die Adresse des Unternehmens Çifte Havuzlar Mah. Eski Londra Asfaltı Cad. Kuluçka Mrk. A1 Blok No: 151/1C İç Kapı No: B34 Esenler/İstanbul übermitteln. Ihr Antrag wird je nach Art des Ersuchens spätestens innerhalb von 30 (dreißig) Tagen kostenfrei abgeschlossen; erfordert der Vorgang jedoch zusätzliche Kosten, kann die vom Datenschutzrat festgelegte Gebühr nach dem jeweiligen Tarif erhoben werden.

14. Änderungen und Aktualisierungen

Apilex behält sich das Recht vor, diesen Datenschutzhinweis im Einklang mit Gesetzesänderungen oder Aktualisierungen der Geschäftsprozesse zu ändern. Der aktuelle Text wird auf der Plattform veröffentlicht und tritt mit dem Tag der Veröffentlichung in Kraft.